پایان نامه رایگان با موضوع انتقال اطلاعات، انواع ارتباطات، رفتار کارکنان، سلسله مراتب

ي فراهم شده ناشي از جريانات ارتباطي، بدواً اعمال شده سپس گسترش يافته و نهايتا به متن سازمان اضافه و حفظ مي‌شود . (فخيمي 1379).
ارتباط موثر به دو دليل براي مديران اهميت دارد. اول، ارتباط فرآيندي است که به وسيله آن مديران به ساختار برنامه‌ريزي، رهبري و کنترل دست مي‌يابند. دوم، ارتباط فعاليتي است که مديران بخش اعظمي از وقتشان را صرف آن مي‌کنند.
بندرت مديران در ميز کارشان به تنهايي فکر يا برنامه‌ريزي مي‌کنند. در حقيقت زمان مديريت به طور عمده زماني براي ارتباط رو در رو، الکترونيکي يا تلفني با افراد، همتايان، ناظرين، تهيه کنندگان يا مشتريان است. به هنگام برخورد نداشتن با ديگران به صورت حضوري يا تلفني، مديران ممکن است يادداشت، گزارش يا نامه‌اي را بنويسند يا بخوانند.
در تحقيقي، بررسي مديران رده بالا و مياني سازمان نشان داد که آنها در هر دو روز تنها نيم ساعت با آرامش کامل، بدون داشتن هيچ نوعي ارتباط يا بر هم خوردن سکوت، به سر مي‌برند. (استونر و فري من، 1992، ص 530)
ارتباطات به اعضاء سازمان براي دستيابي به اهداف فردي و سازماني و نيز استفاده و پاسخ به تغيير سازماني، ايجاد فعاليتهاي سازماني هماهنگ و براي وارد شدن در تمامي رفتارهاي مرتبط سازماني کمک مي‌کند. (ايوانويچ 6 و ماتسون 7،‌2002، ص 492).
چندين نشريه به عنوان آثاري مي‌باشند که اهميت ارتباط در فرآيند سازماني را مورد توجه قرار مي‌دهند. هربرت سيمون 8 (1945) در نشريه‌اي با نام نوبل 9 راجع به سيستمهاي ارتباطات سازماني بحث مي‌کند و عنوان مي‌کند که در سازمانها ارتباط کاملا الزامي است. باولاس و بارت 10 (1951) در کتابشان آورده‌اند که ارتباط ماهيت فعاليتهاي سازماندهي شده است. در سال 1954، جواني به نام کريس آرگريس11، کتابي تحت عنوان “شخصيت و سازمان” را منتشر کرد. اين کتاب که حاوي مطالب دقيق و تحقيق شده است، ارتباطات سازماني را بخاطر اهميت ويژه و بخصوصش مجزا نموده است. آرگريس زماني به اين موضوع پرداخت که در ارتباطات سازماني شرايط ناعادلانه‌اي حکمفرما بود، مثلا اينکه “مدير همه چيز را خوب مي‌داند و کارگردان به طور ذاتي احمق و نادان هستند.”. وي اين وضعيت را که مبتني بر تحميل خواسته‌هاي مدير بر کارکنان بود بشدت متهم کرد. 12
ارتباطات، براي مديران سازمان و کاري که انجام مي‌دهند نقش حياتي دارد. کانتر (1977) به اين نتيجه رسيد که مديران درصد بالايي از وقت خود را‌ صرف ارتباطات مي‌کنند. معمولا اين ارتباطات به صورت تماس‌ها به صورت برگزاري شوراها برقرار مي‌گردد. مديران بايد به پيام‌هاي تلفني و نامه‌هاي ارسالي پاسخ دهند. کوتاه سخن اينکه، کار مدير در ارتباط خلاصه مي‌شود. (پارسائيان و اعرابي، 1376)
گوئل کهن (1376) در زمينه نقش و جايگاه ارتباط در سازمان‌ها اظهار مي‌دارد که سازمان‌ها به منظور رسيدن به اهدافي مشخص طرح ريزي شده‌اند. در اين ساختار مديران، کارکنان، ‌کارفرمايان، متخصصان و محيط بروني سازمان،‌لزوما به وسيله‌ي فرآيندهاي ارتباطات سازماني به يکديگر وابسته‌اند. افزون بر اين براي رسيدن به اهداف، ‌سازمان مي‌طلبد که رهبراني کوشا و پرتلاش داشته باشد، مردم انگيزش يابند، تلاش‌ها هماهنگ شود، تصميم‌گيري‌ها انجام پذيرد و عمليات کنترل و هدايت شوند. هر يک از اين وظايف،‌مستلزم کنش و واکنش متقابل بين افراد و در نتيجه مستلزم وجود ارتباط است.

ارتباطات در پيشبرد اهداف سازمان و همچنين در ايجاد احساس هويت و وابستگي کارکنان به سازمان و همکاران و نهايتا نهادينه کردن وفاداري آنان به سازمان بسيار مهم و مورد توجه فراوان مديران با تجربه و تحصيل کرده مي‌باشد. به عقيده ونريل 13 ارتباطات مي‌تواند وسيله‌اي براي احساس هويت و احراز شخصيت فرد در سازمان تلقي گردد.
امروزه به قول وايت و مازور 14 يکي از مسائل مهم و مبتلا به سازمان‌ها، مديريت ارتباطات عمومي است که کليه سازمانها به گونه‌اي در راه‌اندازي، کنترل و بهره‌گيري از آن دخالت دارند. براي اين کار مديران و کارشناسان به زعم ويندهال و سيگنيتزر 15 بايد با آگاهي از بکارگيري تئوري‌هاي ارتباطات اقدام و برنامه‌ريزي در هرچه مؤثرتر نمودن اين عنصر مهم مديريت در جهان امروز که به گونه غيرقابل پيش‌بيني در حال گستردگي و کم کردن فاصله‌ها و خارج نمودن انسان از مرزهاي انزوا و پرتاب او به اقصي نقاط جهان است، بنمايند. (فخيمي، 1379).

2-2-5. تعاريف ارتباطات
محققين غربي که پايه‌گذاران ديدگاه‌هاي جديد ور وش‌ها و فنون ارتباطي موجود مي‌باشند، بر اين عقيده‌اند که کلمه ارتباطات 16 از لغت لاتين (Communication) مشتق شده است که اين لغت خود در زبان لاتين به معناي(To Make Common) يا عمومي کردن و يا به عبارت ديگر در معرض عموم قرار دادن است. اين بدين معني است که مفهومي از درون فردي برخاسته است، به ميان ديگران راه يافته و به ديگران انتقال يافته است. پس در اصل اعتقاد بر اين است که ارتباطات، برخي ازمفاهيم و تفکرات و معاني و يا به عبارت بهتر پيام‌ها 17 را به ديگران و يا ميان عموم گسترش مي‌دهد. تعاريف جديد‌تر آن را “انتقال مفاهيم” و يا “انتقال معاني”18 و نيز “انتقال و يا تبادل پيام‌ها” 19 مي‌دانند.
ارتباط به گونه‌اي وسيع و گسترده “تسهيم تجارب”20 نيز تعريف شده است. در اين معني هر موجود زنده‌اي تجارب و آنچه در درون خود دارد با ديگران چه همنوعان خودو چه با انواع ديگر در ميان مي‌گذارد (فرهنگي، 1373).
بنا به تع
ريف ارائه شده در فرهنگستان جامع انگليسي آکسفورد، ارتباطات عبارت مي‌باشد از: “فرستادن، انتقال دادن و تبادل عقايد، دانش و غيره ….” (فخيمي، 1379، 408).
فرهنگ وبستر 21 در تعريف لغت ارتباط آورده است: “ارتباط عبارتست از عمل انتقال، اظهار، بيان و گفتگو، بين يک فرد با فرد ديگر” (مشبکي، 1377، 211). در مديريت، ارتباط را انتقال اطلاعات 22، مفاهيم و معاني بين افراد سازمان تعريف مي‌کنيم و منظور از اطلاعات تنها وقايع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نيز شامل مي‌شود. بنابراين زماني که اطلاع يا خبري را به فردي مي‌دهيم. يا نظرمان را برايش بازگو مي‌کنيم، با او ارتباط برقرار کرده‌ايم. همين طور زماني که در نگاه، حالات چهره، طرز رفتار يا لحن گفتارمان نکته‌اي هست که بازگو کننده احساسات و عواطف مناسب مي‌باشد، بدون اينکه صريحا خواسته باشيم نشان دهيم، باز ارتباط برقرار کرده‌ايم. بدين ترتيب ارتباطات عبارتست از “انتقال و تبادل اطلاعات، معاني و مفاهيم و احساسات بين افراد در سازمان با واسطه يا بلاواسطه (ميرآبي، 1380، 230).
به زعم ولنس و مک ويليام23:
“…. ارتباطات پايه کليه روابط مراوده‌اي مي‌باشد. از طريق ارتباطات با يکديگر به تفاهيم مي‌رسيم و دوست داشتن همديگر را مي‌آموزيم، در يکديگر نفوذ مي‌نمائيم، به هم اعتماد مي‌کنيم، راجع به خودمان چيزي آموخته و به ديگران که چگونه ما را مي‌بينند توجه مي‌نمائيم ….” (فخيمي، 1379، 408).

به عقيده مورفي و هيندبرانت 24 :
“…. ارتباطات فرآيندي است براي انتقال و دريافت پيام‌هاي کتبي و شفاهي که منتج به جواب و پاسخ مي‌شود…” (همان منبع، 408).
از طرفي باگلي 25 نظر ديگري اظهار مي‌دارد. او مي‌گويد:
“… ارتباطات فرآيندي است که به هنگام انتقال فکر، عقيده، اطلاعات، احساس بين افراد و يا گروه و افراد براي مقاصد سنجيده شده‌اي واقع مي‌شود….”.
نظر ليتل 26 مشابه نظر فوق است. به زعم او : “… ارتباطات فرايندي است که به وسيله آن اطلاعات بين افرادو يا سازمان‌ها از طريق نمادهادي مورد توافق قبلي برقرار مي‌شود….” (همان منبع،408).
ارتباط عبارتست از فرايند انتقال پيام و برقراري تفاهم بين دو نفر يا بيشتر مشروط بر آنکه معناي مورد نظر فرستنده پيام را، گيرنده نيز دريافت کند (صائميان، 1377، 76).
دنسل لانگلي و ميشل شين اظهار مي‌دارند که: ارتباط عبارتست از “فرايند انتقال اطلاعات با وسايل ارتباطي گوناگون از يک نقطه، يک شخص يا يک دستگاه به ديگري” (رئوفي، 1381، 167).
ارتباطات يک فرايند شخصي است که درگير تبادل رفتار مي‌باشد (حقيقي و همکاران، 1380، 224).
ارتباطات – تبادل اطلاعات و انتقال معني- بخشي از هر کاري است که مديران انجام مي‌دهند(دسلر، 2001).27
ارتباطات مبين نحوه و چگونگي توزيع و تبادل عقايد، افکار و اطلاعات از طريق کتبي، شفاهي، علامات و حرکات به منظور راهنمايي و هدايت رفتار کارکنان سازمان در مبادله پيام مي‌باشد(فخيمي، 1379، 407).
تبادل کلام، پيام و يا مبادله افکار و عقايد يا “فراگرد تفهيم و تفاهم و تسهيم معني” را اصطلاحاً‌ برقراري ارتباط ناميده‌اند و يا فرآيند انتقال اطلاعات و مفاهيم فکري انسان. بنابراين هر واقعه‌اي که روي دهد يا اصواتي که به گوش رسد و يا ايماء و اشاراتي که به عمل آيد، مي‌تواند نوعي ارتباط بين افراد باشد(مسعودي ندوشن، 1376، 483).
هارودلويت در کتاب روانشناسي مديريتي چنين بيان داشته است که “ارتباطات عبارت است از ارسال و شليک اطلاعات و اصابت آن به هدف که براي اطلاع از اثربخشي آن بايد بازخورد اطلاعات از گيرنده (هدف) گرفته شود”(کوکلان، 1378، 84).
کليت28 در کتاب مديريت منابع انساني، ارتباطات را به معني توزيع اطلاعات در سطوح مختلف سازماني به منظور هدايت رفتار افراددر تصميم‌گيري‌هاي سازماني، حل مشکلات و نوآوري، ايجاد هماهنگي، ارزيابي عملکرد و رهبري تعريف کرده است(مسعودي ندوشن، 1376،‌ 484).
فيليپ کوميز، ارتباطات را “جابه‌جا شدن اطلاعات از سوي فرستنده (اطلاعات) به گيرنده (اطلاعات) به اين شرط که هر دو، هم فرستنده و هم گيرنده، اطلاعات جابجا شده را درک نموده و بفهمند” تعريف کرده است(طوسي و همکاران، 1378، 330).
ارتباطات فرايندي است پويا که زيربناي بقا و رشد و تحولات تمام سيستمهاي زنده در سازمان است(عباس زادگان، 1379، 43).
ارتباطات عبارتست از “مبادله اطلاعات بين دو يا چند نفر از طريق علائم مشترک.” (مقيمي، 1376، 42).
از نظر ويليام گيوليک، ارتباط سازماني فرآيندي است که مديران به وسيله آن سيستمي براي گرفتن اطلاعات و تبادل معاني از او به افراد و ارگان‌هاي فراوان داخل و خارج سازمان برقرار مي‌سازند(مسعودي ندوشن، 1376، 484).

2-2-6. ارکان اصلي فرايند ارتباطات
جان کاتر29 ارتباطات را به صورت زير تعريف کرده است: يک فرستنده پيام، پيامي را از طريق وسيله يا ابزاري به گيرنده پيام مي فرستد که او به آن پاسخ مي دهد. در اين شکل ساده مي توان الگويي به طريق زير ارائه کرد.
فرستنده پيام ? پيام ? گيرنده پيام. الگوي مزبور نشان مي دهد که در يک ارتباط سه رکن اصلي وجود دارد. بديهي است که اگر يکي از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمي گردد. در يک فرآيند ارتباط هفت بخش وجود دارد:
– فرستنده پيام يا منبع پيام:30 آغازگر ارتباط است. در يک سازمان، فرستنده پيام کسي است که داراي اطلاعات است و هدف وي اين است که آن را به يک يا چند نفر اطلاع دهد.
– به رمز درآوردن پيام31: زماني انج
ام مي شود که فرستنده پيام، اطلاعات را به صورت يک رشته علامت يا نماد درآورد. به رمز درآوردن پيام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها بايد بين يک نفر و نفر ديگر از طريق علامت و نشانه مبادله شود.
– پيام32: اطلاعاتي است که فرستنده پيام آن را از نظر فيزيکي به صورت رمز درآورده است. پيام ممکن است به هر شکل و صورتي باشد و فرد ديگري آن را دريافت و درك کند.
– کانال يا مجراي ارتباطي33: وسيله اي است براي ايجاد ارتباط بين فرستنده و گيرنده پيام( مثل هوا براي انتقال صوت) غالبا نمي توان کانال ارتباطي را از پيام جدا کرد.
– دريافت کننده يا گيرنده پيام:34 شخصي است که اندام هاي حسي او احساس مي کنند که پيام را دريافت کرده اند. امکان دارد گيرنده پيام، يک يا چند نفر باشند.
از رمز خارج کردن پيام35: فرايندي است که به وسيله آن گيرنده پيام، پيام را تفسير مي کند. گيرنده بايد ابتدا پيام را دريافت کند سپس آن را تفسير کند.
بازخورد نمودن نتيجه36: مسيري دارد که در جهت عکس فرايند ارتباط است که در آن واکنش گيرنده پيام به فرستنده پيام داده مي شود. بازخورد ممکن است مستقيم و يا به صورت غير مستقيم باشد.
پارازيت: پارازيت را مي توان عاملي تعريف کرد که پيام را تحريف مي کند. وجود پارازيت ممکن است از فرستنده، وسيله ارتباط و يا گيرنده باشد.

2-2-7. ارتباطات سازماني
از ترکيب دو واژه ارتباط و سازمان م يتوان به مفهوم جديدي دست يافت که ارتباط يا ارتباطات سازماني نام دارد. در ارتباط سازماني که يکي از انواع ارتباطات انساني است، چهار ويژگي هدفمندي، ساختارمندي، وظيفه مداري و محاط بودن در يک سازمان، در مقايسه با انواع ديگر ارتباط بيشتر مورد توجه است. در رويکردهاي گوناگون علم مديريت در مفهوم ارتباطات سازماني با توجه به تعريف هر يک از سازمان، تفاوتهاي محسوسي ديده مي شود. براي مثال در مکتب کلاسيک که سازمان به عنوان ماشين در نظر گرفته مي شود، عناصر ارتباط به اين صورت است: ارتباط يک وظيفه است، مسير ارتباطي به صورت عمودي است، کانال ارتباطي همواره به صورت کتبي و سبک ارتباط به صورت رسمي است. در دو رويکرد ديگر يعني روابط انساني و منابع انساني که به نيازهاي کارکنان و تاثير رضايتمندي بر ميزان بهره وري توجه مي شود؛ ارتباط علاوه بر وظيفه، وضعيتي اجتماعي و ابتکاري دارد. مسير ارتباط به صورت عمودي، افقي و يا گروهي مي باشد. در اين جا کانال ارتباط نيز اغلب حالت رودررو و بدون محدوديت را دارد و سبک ارتباط شکل غير رسمي را دارا مي باشد. در مقابل اين مکتب مي توان به رويکردهاي سيستمي، فرهنگي و انتقادي اشاره کرد.
براي مثال در رويکرد سيستمي، سازمان به عنوان يک موجود زنده ديده مي شود که هم بر محيط اثر مي گذارد و هم از آن تاثير مي پذيرد و اين ديدگاه که متاثر از نظريه عمومي سيستم هاست، هر مجموعه را داراي اجزايي مي داند که وجه اشتراك آنها نظم سلسله مراتبي، وابستگي به يکديگر و مرزهاي نفوذپذيري است. به علاوه، نظام داراي فرايند داده و ستاده و بازخورد است.
نوربرت ونيرا(1969) در کتاب سايبرنتيک يا کنترل، ويژگي هاي هر نظام را به چهار دسته کلي مجموعه، هم پاياني، آنتروپي منفي و تنوع الزامي، تقسيم بندي مي کند. در اين رويکرد، سازمان عبارت از يک کل با اجزاي پيوسته و متشکل از افراد انساني، سازمانهاي رسمي و غير رسمي، روشهاي